1. Algemeen

AANMELDEN.SCHOOL is een samenwerkingsverband van 110 scholen. Elke school van dit samenwerkingsverband valt onder de verantwoordelijkheid van haar eigen schoolbestuur.

Het Heilig Hartinstituut Heverlee is één van de 110 scholen en behoort tot het schoolbestuur VZW Comité voor Onderwijs Annuntiaten Heverlee. Dit schoolbestuur treedt, namens het volledige samenwerkingsverband, op als initiatiefnemer en aanspreekpunt voor het Departement Onderwijs.

De aanmeldingsprocedure volgt het inschrijvingsdecreet secundair onderwijs en werd — zoals decretaal bepaald — goedgekeurd door de Commissie Leerlingenrechten.

Het systeem registreert, in een eerste fase, de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan de inschrijving. De initiatiefnemer van de aanmelding stelt het aanmeldingssysteem in en beheert het. De initiatiefnemer werd gekozen door de diverse deelnemende schoolbesturen.

Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van de hoogste voorkeur waarvoor het gunstig geordend is door het systeem. Na afloop van de aanmeldingsperiode ontvangt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding. De aanmelder kan ook kiezen het resultaat per post te ontvangen. Op basis van dit resultaat kan het kind tijdens de inschrijvingsperiode worden ingeschreven.

AANMELDEN.SCHOOL raadt gebruikers aan om gebruiksvoorwaarden en beleid rond gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen voor het gebruiken van de toepassing.

---

2. Gebruikersvoorwaarden

Voor het gebruiken van AANMELDEN.SCHOOL, moet de gebruiker akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en met het gevoerde beleid rond gegevensverwerking en gegevensbescherming. Zolang dit akkoord niet gegeven is, kan geen account worden aangemaakt.

2.1. Bekwaamheid van gebruiker en ouderlijk gezag

Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker, conform het Belgisch recht, bekwaam te zijn om diens rechten uit te oefenen. Als de gebruiker minderjarig is, heeft de gebruiker vooraf geldige toestemming nodig van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan deze gebruiks- en privacy voorwaarden.

De beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen. Over ouderlijk gezag kan je meer info terugvinden in de omzendbrief betreffende “Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden” met nummer NO/2005/01[1] . Wanneer iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft die persoon steeds toestemming nodig van degene die het ouderlijk gezag uitoefent. Klik hier om de omzendbrief te raadplegen.

2.2. Oneigenlijk gebruik en juistheid van de gegevens

De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die geregistreerd worden in het aanmeldingssysteem. Oneigenlijk gebruik van het aanmeldingssysteem is niet toegestaan.

Onder oneigenlijk gebruik wordt onder andere verstaan:

• het gebruik van het aanmeldingssysteem volgens niet toegekende rechten;
• het opzettelijk invoeren van foutieve gegevens. De persoon die het ouderlijk gezag uitoefent is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de gevraagde gegevens in de applicatie. Wanneer nadien blijkt dat een leerling een toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of onvolledige informatie, kan de leerling zijn recht op inschrijving verliezen;
• het meermaals aanmelden van een leerling;
• het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers.

Elk oneigenlijk gebruik zal juridische gevolgen hebben.

2.3. Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens

Inloggen op het systeem en aanmelden gebeurt via gebruikersnaam en wachtwoord. Er is een procedure voorzien om na te gaan of een geregistreerd mailadres correct is.

Elke gebruiker gaat zorgvuldig om met gebruikersnaam en wachtwoord en is tot geheimhouding ervan gehouden. Als een gebruiker merkt of vermoedt dat diens gebruikersnaam of wachtwoord verloren is gegaan of door iemand anders wordt gebruikt, meldt de gebruiker dat meteen en onderneemt de gebruiker de nodige stappen om misbruik te voorkomen.

Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle schade, direct of indirect, die ontstaat door het gebruik van zijn gebruikersnaam of wachtwoord. Dit geldt voor elk gebruik, toegestaan of niet, dat plaats vond vóór het moment waarop de gebruikersnaam en het wachtwoord werden gedeactiveerd.

2.4. Kosten voor gebruik van het systeem

Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de gebruiker op geen enkel moment een vergoeding verschuldigd.

2.5. Meer info nodig?

Bij vragen over (het gebruik van) de toepassing kan de gebruiker terecht bij de helpdesk via het mailadres info@aanmelden.school.

2.6. Een klacht?

Voor klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen kan de gebruiker contact opnemen met de ombudsdienst van AANMELDEN.SCHOOL via info@aanmelden.school.

Daarnaast kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van bereikte capaciteit. Klik hier voor meer informatie in verband hiermee.

---

3. De aanmeldingsprocedure maakt gebruik van een webapplicatie.

De aanmeldingen via deze webapplicatie lopen van 18/04/2026 00:00 tot en met 21/04/2026 00:00. Het maakt niet uit wanneer u in deze periode aanmeldt. Op 18/04/2026 00:00 krijgt u een e-mail of wordt een brief verzonden met een volgnummer (ticket). Met dit ticket kan u inschrijven op de school zelf.

---

4. De aanmeldingsapplicatie behelst volgende stappen

Stap 1: account aanmaken

U vult de volgende gegevens in:

• voornaam en naam van aanmelder
• telefoonnummer van de aanmelder waarmee we contact kunnen opnemen
• gebruikersnaam (e-mailadres van de aanmelder)
• wachtwoord (kan u zelf kiezen)

U dient uw e-mailadres te bevestigen. Daarna komt u in het aanmeldingsprogramma.

Bewaar uw gebruikersnaam en wachtwoord goed. U hebt ze nadien nodig als u gegevens wil nakijken of veranderen. U kan gegevens veranderen tot en met 21/04/2026 00:00.

Stap 2: uw kind aanmelden

Op het invulscherm noteert u volgende gegevens van uw kind:

• rijksregisternummer
• naam en voornaam
• straat en huisnummer
• postcode en gemeente
• de mogelijkheid om kinderen van dezelfde leefeenheid gekoppeld aan te melden
• antwoord op de vraag of u gebruik wil maken van uw recht op voorrang
  • oudere broer/zus?
  • kind van een ouder die personeelslid is in één van de scholen?
• keuze voor het eerste jaar A en/of B
• sleep de naam van de scholen naar de kolom "Uw voorkeuren" in de volgorde van uw voorkeur. U kan alle scholen in volgorde van voorkeur aanduiden.

De school waarin uw kind voorrang geniet, hoeft niet noodzakelijk de school van uw eerste keuze te zijn. U kan ook een andere school als eerste keuze aanduiden. Indien u voor deze school een ticket krijgt, dan vervalt uw voorrangsticket.

Een familielid, een hulpverlener, een zorgbegeleider, de onderwijzer, een voogd, … kan u helpen om het kind aan te melden. Ze moeten hun naam en voornaam opgeven. Indien u tijdens de aanmeldingsperiode uw voorkeur voor scholen wil wijzigen, kan dat door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. U komt dan opnieuw in het aanmeldingsprogramma. U kan de gegevens daar wijzigen tot en met 21/04/2026 00:00.

We raden iedereen aan om zoveel mogelijk scholen in volgorde van voorkeur aan te duiden, omdat er voor sommige scholen meer aanmeldingen dan plaatsen zijn. Het is niet mogelijk om eenzelfde school meer dan eens aan te duiden. U kan het maximum aantal scholen aanduiden, maar het is niet verplicht om dat te doen.

Leefentiteit: Broers en zussen zijn leerlingen die tot ‘eenzelfde leefentiteit’ behoren. Hiermee bedoelt men effectieve broers en zussen (hebben 2 gemeenschappelijke ouders) al dan niet wonend op hetzelfde adres; halfbroers en halfzussen (hebben één gemeenschappelijke ouder) al dan niet wonend op hetzelfde adres; kinderen die onder hetzelfde dak wonen (= dezelfde hoofdverblijfplaats hebben) maar geen gemeenschappelijke ouder(s) hebben (bv. stiefbroers en –zussen).

Indien er slechts één plaats vrij is voor leerlingen uit dezelfde leefentiteit (broers, zussen, stiefbroers,…), wordt deze leerling in overtal ingeschreven.

Stap 3: bevestiging

U krijgt een bevestigingsmail. Als u geen mail krijgt, contacteert u best de helpdesk. U kan de gegevens die u hebt ingevoerd nakijken via de webpagina start.aanmelden.school. U kan deze gegevens eveneens uitprinten. U heeft uw gebruikersnaam en wachtwoord nodig.

---

5. Toewijzing

De computer wijst elke leerling toe aan een school. Het computerprogramma houdt daarbij eerst rekening met de opgegeven schoolvoorkeur. Voor sommige scholen is er meer vraag dan plaats. Omdat we met dit systeem iedereen gelijke kansen willen geven, zal de schooltoewijzing per toeval gebeuren. Het verloopt als volgt:

• Eerste ronde: de computer gaat bij iedere leerling na welke zijn eerste schoolvoorkeur is. Hij ordent de leerlingen op een willekeurige wijze zodat een lijst tot stand komt. Zolang er plaats is in de school van eerste voorkeur, krijgt de leerling er een ticket (T-nummer). Van zodra er geen plaats meer is in de school van eerste voorkeur, krijgt u een reservenummer (R-nummer) voor deze school.
• Tweede ronde: de computer gaat na voor de leerlingen met een R-nummer in de school van eerste voorkeur, welke hun school van tweede voorkeur is. Opnieuw ordent hij deze leerlingen op een willekeurige wijze. Als er plaats is in de school van tweede voorkeur, krijgt u daar een T-nummer. U behoudt uiteraard ook uw R-nummer in uw school van eerste voorkeur. Als ook in de school van tweede voorkeur geen plaats is, krijgt u weer een R-nummer.
• Derde of volgende ronde(s): we hanteren hetzelfde principe voor wie nog niet toegewezen is aan een school van eerste, tweede of volgende voorkeur. De computer herhaalt deze procedure tot elke leerling die nog een volgende school heeft aangeduid een T-nummer heeft.
• Een deurwaarder is aanwezig bij de toewijzing en controleert de procedure.

De volgorde van aanmelding heeft geen invloed op de toewijzing.

U ontvangt op 18/04/2026 00:00 een e-mail of enkele dagen later een brief per post (als u dat wenst) met de naam van de school waar uw kind een ticket krijgt of op de reservelijst staat.

U krijgt voor een school een volgnummer dat begint met een T: dit is het nummer (ticket) voor de school waar uw kind kan gaan inschrijven.

U krijgt voor een school een volgnummer dat begint met de letter R: dit is het nummer voor de school waar uw kind op de reservelijst staat.

De reservelijst begint met 1 te nummeren. Wanneer er plaatsen vrij komen, worden de leerlingen op de reservelijst in de genummerde volgorde gecontacteerd. De volgorde van de reservelijst blijft bestaan tot het afsluiten van de inschrijvingen.

Voor de leerlingen met een T-nummer (Ticket) zal bij de mail ook de praktische informatie zitten over de regeling om in te schrijven in de school.

Voor de leerlingen met een R-nummer bevat de mail een bijlage met de mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving. Dit bewijs moet u goed bijhouden. Indien er op deze school later plaatsen vrij komen, zal de school u contacteren om in te schrijven. Hierbij zal de school steeds de volgorde van de lijst met de R-nummers respecteren.

In de periode tussen 18/04/2026 en 21/04/2026 komt u naar school om in te schrijven met de volgende documenten:

• De brief van de school met T- of R-nummer
• De identiteitskaart of kids-ID van uw kind, indien uw kind hierover beschikt.

Opgelet: wie verkeerde informatie geeft, verliest zijn ticket en/of reservenummer(s).

U verliest nooit een R-nummer in scholen van hogere voorkeur, tenzij u er zelf afstand van doet. Het is daarom belangrijk dat u de mededelingen van niet-gerealiseerde inschrijving met het R-nummer goed bijhoudt. Van zodra er een plaats vrij komt in een school waar u een R-nummer hebt en u staat er vooraan op de reservelijst, zal deze school u contacteren om daar in te schrijven. U hebt dan maximum vijf schooldagen om te beslissen.

U kan vanaf 18/04/2026 00:00, via de webpagina steeds zelf de stand van zaken van uw kind op de reservelijst raadplegen. U hebt uw gebruikersnaam en wachtwoord nodig.

Indien u om één of andere reden wil afzien van een T-nummer (ticket), neemt u rechtstreeks contact op met die school.

Indien u in een school van hogere voorkeur inschrijft omdat er een plaats is vrijgekomen, vervallen automatisch uw nummers in lager gerangschikte scholen: dat geldt zowel voor een T-nummer als voor R-nummer(s).

U kan een R-nummer zelf annuleren. Dit kan door in te loggen via de webpagina met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Om zo snel mogelijk plaatsen vrij te krijgen zodat leerlingen kunnen doorschuiven naar een school van hogere voorkeur, wordt gevraagd dat ouders die zouden afzien van hun T- en/of R-nummer(s) dit zo snel mogelijk annuleren.

Vanaf 18/04/2026 00:00 loopt de vrije inschrijvingsperiode. Als uw kind nog niet is ingeschreven, kan u vanaf 18/04/2026 00:00 inschrijven in een school waar nog plaats is. U gaat dan rechtstreeks naar de school zelf. De school ordent vanaf nu de inschrijvingen in chronologische orde. We voorzien dat niet in alle scholen nog plaats zal zijn.

Een overzicht van de capaciteiten en de vrije plaatsen kan u terugvinden op de websites van de scholengemeenschappen.

---

6. Privacyverklaring

In deze verklaring vindt u hoe het samenwerkingsverband en de schoolbesturen uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u gebruik maakt van de toepassing.

Het samenwerkingsverband en de schoolbesturen nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is de belangrijkste Europese privacywet die regels bevat voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring trachten AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

AANMELDEN.SCHOOL en de diverse schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkings-verantwoordelijken. Ieders verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een ‘onderlinge overeenkomst’. De verantwoordelijken verwerken de persoonsgegevens omdat dit nodig is voor de taken die zij uitvoeren, vanuit het behartigen van het algemeen belang.

WISA bvba is voor AANMELDEN.SCHOOL ‘een verwerker’. Het bedrijf ontwikkelt, beheert en onderhoudt het systeem en de software.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door te mailen naar info@aanmelden.school. U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties.

Welke gegevens verwerken we over u en waarom?

In het aanmeldingssysteem verwerken het samenwerkingsverband en de schoolbesturen uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die het samenwerkingsverband en de schoolbesturen verwerken per categorie van betrokkenen en waarom het samenwerkingsverband en de schoolbesturen deze verwerken:

De ouder:

• Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
• Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
• Gegevens met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.

Leerling die wenst aan te melden:

• Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
• Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
• Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
• Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde leerlingen binnen het samenwerkingsverband met het oog op eventuele uitbreiding van capaciteit. Nodig om ouders een actueel zicht te bieden op de plaats van hun kind op de weigeringslijst. Dit wordt automatisch aangepast op basis van de inschrijvingsstatus in de leerlingendatabank van AANMELDEN.SCHOOL. De schoolmedewerker kan de inschrijvingsstatus ook handmatig aanpassen.

Andere personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker, helpdeskmedewerker, externe ondersteuner, additionele personen die de ouder toevoegt:

• Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

Alle gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring van het aanmeldingssysteem.

Foute gegevens

Het is soms mogelijk dat de informatie het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.

De aanmelder of elke andere persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ steeds zijn aanmelding(en) wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.

Cookies

We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies.

Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. Zij verzorgen de optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen het samenwerkingsverband en de schoolbesturen uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen.

De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zouden zijn.

Wie kan uw persoonsgegevens zien?

In de applicatie bestaan verschillende rollen (clusterverantwoordelijke, helpdeskmedewerker, medewerker van een school etc.) Elke rol heeft zijn eigen rechten voor de toegang tot persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.

Clusterverantwoordelijke:

• Het samenwerkingsverband is samengesteld uit verschillende regio’s. Per regio is een clusterverantwoordelijke aangewezen. Indien het om een LOP-regio gaat, is de clusterverantwoordelijke meestal de LOP-verantwoordelijke.
• De clusterverantwoordelijke verzorgt de configuratie van het cluster en verleent toegang aan een schoolverantwoordelijke/schoolmedewerker, maar heeft zelf geen toegang tot de leerlingengegevens. De clusterverantwoordelijke heeft wel een statistisch overzicht van de aanmeldingen 1A/1B, het voorrangspercentage, de keuzes per voorkeur, de leerlingen in overtal en de beschikbare capaciteit(en).

Helpdeskmedewerker:

• Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden.

Schoolverantwoordelijke/schoolmedewerker:

• De schoolmedewerker krijgt toegang via de clusterverantwoordelijke of via een andere schoolmedewerker die door de clusterverantwoordelijke werd aangewezen.
• De medewerker configureert de basisgegevens van de school, heeft toegang tot het digitale register van de eigen school na de toewijzingen en beheert dat register met betrekking tot de definitieve inschrijving in de school. De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en in welke voorkeurorde.

Externe ondersteuner:

• De externe ondersteuner (basisschool of ondersteuningsorganisaties) kan alleen maar nagaan of alle leerlingen die zich zouden moeten hebben aangemeld, dat ook gedaan hebben. Zij vragen aan de ouders de toestemming om dit te doen. Bij het indienen van hun vraag krijgen zij alleen het antwoord “Ja” of “Neen”.

Medewerkers samenwerkingsverband:

• Enkel de medewerkers van AANMELDEN.SCHOOL die in het kader van hun wettelijk opdracht de geregistreerde weigeringen opvolgen, hebben toegang tot de persoonsgegevens van de weigeringen.

Het is mogelijk dat AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op andere externe partijen (zgn. ‘derden’), die ook nog bijkomend persoonsgegevens verwerken. AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen bezorgen uw persoonsgegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen oefenen daar op elk moment controle uit. AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Indien deze gegevens gedeeld worden met nog andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het Decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. De initiatiefnemer zal via deze privacyverklaring de gebruikers informeren over de afgesloten protocollen.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwde rollen en rechtenbeheer achter die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, encryptie, performance testen, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.

Wat zijn uw rechten?

U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:

• het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
• het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
• het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.

Elk verzoek hieromtrent richt u naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar info@aanmelden.school. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

In lijn met de wens van de decreetgever, kozen de verwerkingsverantwoordelijken ervoor om de nodige waarborgen in te bouwen om de rechten, vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkenen te beschermen:

• De betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van deze vorm van geautomatiseerde besluitvorming via de gebruikersvoorwaarden en de privacyverklaring die zij voorafgaand aan het gebruik van het systeem aanvaard hebben.
• AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen vragen aan de initiatiefnemer om de rangordemotor (ROM) steeds te laten proefdraaien en het resultaat te controleren tot op niveau van het individu (i.e. de menselijke tussenkomst). De rangordemotor ordent de leerling en wijst de leerling toe aan de school van hoogste keuze waarvoor gunstig gerangschikt.
• De ROM kan steeds inzicht geven op welke manier de ordening van plaatsen/aanmeldingen is uitgevoerd en dit laat de initiatiefnemer toe om het resultaat transparant te reconstrueren. De toewijzing gebeurt onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder.
• Elke initiatiefnemer richt een‘ombudsdienst inschrijvingen’ in, die onder andere instaat voor klachten en vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen. Nadat de klacht over een technische fout of materiële vergissing is behandeld door de ODI (ombudsdienst inschrijvingen), is er een beroepsmogelijkheid bij de Commissie Leerlingenrechten (CLR)(art. 37/51). De Commissie Leerlingenrechten is ook rechtstreeks toegankelijk zonder zich eerst naar de ombuODIte moeten richten.
• "Ouders en andere belanghebbenden kunnen in de situaties, vermeld in artikel 37/31, al dan niet na (...) een behandeling door de ODI, vermeld in artikel 37/16, §2, een schriftelijke klacht indienen bij de CLR."

Klik hier voor meer info over de Commissie Leerlingenrechten.

Klachten

Als u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u verschillende acties ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken via info@aanmelden.school. Daarnaast kunt u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie.

Algemene informatie

AANMELDEN.SCHOOL en de schoolbesturen behouden zich het recht voor om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via aanmelden.school.

---

7. Contactgegevens

vzw Comité voor Onderwijs Annuntiaten Heverlee:

• KBO-nummer: 0409.797.482
• Instellingsnummer: 970111
• Administratieve zetel: Naamsesteenweg 355, 3001 Heverlee.
• E-mail: secretariaat@ic.annuntiaten.be
• Contactpersoon inititatiefnemer:
  • Johan Vrancken – Directeur Logistiek en ICT – +32 16 39 90 61